Office 365 bietet ein umfassendes Compliance Toolset an, welches Exchange E-Mail, SharePoint und OneDrive for Business Dokumente sowie Skype Gespräche umfasst. Einige Kunden speichern wertvolle Informationen in öffentlichen Exchange Ordnern und forderten von Microsoft, dass die Office 365 Compliance auch auf die Daten von öffentlichen Ordner n ausgeweitet wird. Früher wurden dafür externe Archivierungssysteme benötigt.
Nun wurde das Office 365 Archivierung und eDiscovery Toolset auf ebnen jene öffentlichen Ordner erweitert wurde. Kunden können jetzt Inhalte von öffentlichen Ordnern sperren um diese für rechtliche oder regulatorische Anforderungen zu sichern. Die Anwender können nun eDiscovery Funktionalitäten auf öffentliche Daten Ordner (public folders) anwenden, wie etwa Suche, Preview und Export. Ganze öffentliche Ordner oder spezifische Inhalte (basierend auf Keywords) können nun auf den Status „unveränderbar (immutably)“ gesetzt werden. Weiterhin können sie veraltete Daten aus den öffentlichen Ordnern löschen. Auch sind sämtliche administrativen Aktivitäten in öffentlichen Ordnern vollständig auditiert. Durch all diese Operationen ist es Anwendern möglich mit öffenlichen Ordnern zu arbeiten ohne dafür Einschnitte oder Veränderungen in der Benutzererfahrung hinnehmen zu müssen.
Um die eDiscovery Suche in öffentlichen Ordnern durchzuführen, wählen Sie einfach “Public Folders” als Quelle, wie in nachfolgendem Bild dargestellt ist:
Falls Sie die Auswahl treffen, öffentliche Ordner zu sperren, bewahrt das System die Daten als unveränderbar in einem Modell, ähnlich zur „Recoverable Items“-Architektur, die in regulären Mailboxes angewandt wird. Ein „DiscoveryHolds“-Ordner wird erstellt mit der Eigenschaft, dass er zwar für die eDiscover-Suche“ auffindbar ist, aber nicht zugänglich oder abänderbar für Endanwender.